Se a sua empresa possui muitos projetos certamente ela já se deparou com a necessidade de priorizá-los em função da estratégia ou de padronizar as ferramentas e métodos utilizadas por cada gerente. Essas são atribuições que podem ser exercidas por um Escritório de Projetos, ou Project Management Office – PMO.
O que é um Escritório de Projetos?
O Escritório de Projetos ou PMO (Project Management Office) é um departamento ou grupo de pessoas dentro das organizações que tem por objetivo manter uma visão centralizada do portfólio de projetos de uma organização ou departamento, garantindo seu alinhamento com a estratégia da companhia.
As atribuições de um Escritório de Projetos podem variar conforme a necessidade de cada empresa, podendo incluir:
- Conduzir o processo de aprovação de novos projetos, observando se estão alinhados com os interesses empresariais;
- Padronizar ferramentas, técnicas e métodos a serem utilizadas pelos gerentes dos projetos;
- Assessorar os gerentes dos projetos;
- Reportar informações à alta administração;
- Definir uma metodologia de gerenciamento dos projetos;
- Auditar os projetos;
- Verificar a qualidade das entregas dos projetos;
- Realizar a comunicação com as partes interessadas sobre o andamento dos projetos;
- Treinar gerentes e membros de projetos na metodologia de gerenciamentos dos projetos da organização;
- Acompanhar o desempenho dos projetos;
Como acompanhar o desempenho dos projetos?
Um dos desafios de um escritório de projetos é o de acompanhar o desempenho dos projetos. Essa tarefa é facilitada quando são utilizados softwares robustos e integrados, mas seu preço impede a utilização pela maior parte das empresas.
Pensando nisso criei uma planilha para acompanhamento de projetos, onde o desempenho de todos os projetos pode ser acompanhado em um painel. Se puder, dê uma lida no artigo onde falo do sucesso que esta planilha fez quando aplicada para acompanhar projetos de RH de minha empresa.
Download da Planilha de Projetos
Para conhecer, baixar e testar a planilha acesse esse link: Planilha para Acompanhamento de Projetos ou clique na imagem abaixo.
Planilha para Projetos e Planos de Ação em Excel
Melhor planilha para projetos. Acompanhe vários projetos em uma única planilha no dashboard com gráfico de Gantt e avanço físico (curva S). Geração automática da EAP.
Gerenciar projetos, mesmo que pequenos, e reportar os seus status às partes interessadas podem ser tarefas árduas sem uma boa ferramenta para controle de projetos e apresentação do andamento.
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E finalizamos!
Entendeu? Até que é simples implantar um escritório de projetos, não é? Também recomendo que leia sobre como gerenciar pequenos projetos, onde trato sobre a implantação de um escritório de projetos no RH.