Uma Matriz GUT, também conhecida como Matriz de Gravidade, Urgência e Tendência, é uma ferramenta de gestão utilizada para priorizar problemas e identificar soluções. Ela é composta por três critérios: a gravidade do problema, a urgência em resolvê-lo e a tendência de sua evolução.
Como a Matriz GUT Pode Ajudar nas Empresas?
A aplicação da Matriz GUT em uma empresa pode ser muito útil para melhorar a eficiência dos processos e aumentar a produtividade. A seguir, serão apresentadas algumas formas com que a Matriz GUT pode ajudar na empresa:
Identificar problemas críticos
Através da Matriz GUT, é possível identificar os problemas mais críticos da empresa, ou seja, aqueles que apresentam maior gravidade, urgência e tendência de piora. Dessa forma, a empresa pode focar seus esforços em resolver esses problemas prioritários.
Priorizar ações e projetos
A Matriz GUT permite que a empresa priorize suas ações e projetos de acordo com a gravidade, urgência e tendência dos problemas identificados. Isso ajuda a empresa a definir quais ações devem ser tomadas primeiro e quais podem ser deixadas para depois.
Tomar decisões
A Matriz GUT também pode ser utilizada para ajudar a empresa a tomar decisões importantes. Por exemplo, se a empresa precisa decidir entre investir em um novo projeto ou resolver um problema existente, a Matriz GUT pode ajudar a identificar qual é mais urgente e qual apresenta maior tendência de piora.
Melhorar a comunicação
Ao utilizar a Matriz GUT, a empresa pode melhorar a comunicação entre as equipes e os departamentos. Isso acontece porque a matriz ajuda a definir claramente quais são os problemas prioritários e quais ações devem ser tomadas para resolvê-los. Dessa forma, todos os colaboradores têm uma compreensão clara do que precisa ser feito e por quê.
Aumentar a eficiência
Ao identificar e priorizar os problemas mais críticos, a empresa pode aumentar sua eficiência, pois os recursos são direcionados para as áreas que realmente precisam de atenção. Isso significa que a empresa pode gastar menos tempo e recursos para resolver problemas menos críticos e mais tempo e recursos para resolver os problemas mais importantes.
Em resumo, a Matriz GUT é uma ferramenta muito útil para ajudar as empresas a identificar, priorizar e resolver problemas.
Facilidade na Aplicação da Matriz GUT
Uma das vantagens da Matriz GUT é que ela é uma ferramenta fácil de aplicar. Ela não requer um grande conhecimento técnico ou habilidades especiais para ser utilizada. Na verdade, a Matriz GUT é uma ferramenta simples e intuitiva, que pode ser aplicada por qualquer pessoa que tenha um conhecimento básico dos problemas da empresa.
Outra vantagem da simplicidade da Matriz GUT é que ela pode ser facilmente adaptada às necessidades específicas de cada empresa. Por exemplo, a empresa pode escolher diferentes critérios de gravidade, urgência e tendência para se adequar às suas necessidades e objetivos.
Além disso, a Matriz GUT é uma ferramenta visual, o que facilita a compreensão dos problemas e das soluções propostas. Ela permite que a empresa tenha uma visão clara e objetiva dos problemas e das ações prioritárias, o que ajuda a evitar mal-entendidos e garantir que todos os colaboradores estejam alinhados.
Como Elaborar uma Matriz GUT?
Uma grandevantagem da Matriz GUT é que ela pode ser facilmente elaborada no Excel. O software Excel é amplamente utilizado por empresas de diferentes portes e segmentos, o que torna a elaboração da Matriz GUT ainda mais acessível e prática. A elaboração da Matriz GUT no Excel permite que a empresa tenha um registro digital dos problemas e soluções identificados, o que facilita o acompanhamento e a revisão das ações tomadas ao longo do tempo.
Outra vantagem da utilização do Excel é a facilidade de compartilhamento da Matriz GUT entre os colaboradores da empresa. É possível enviar a planilha por e-mail ou disponibilizá-la na nuvem, permitindo que todos os colaboradores tenham acesso às informações atualizadas e possam contribuir para a solução dos problemas.
Para elaborar uma matriz GUT no Excel, liste os problemas e classifique cada um deles em Gravidade, Urgência e Tendência, distribuindo notas de 1 a 5 (pouco grave a extremamente grave, por exemplo). Você pode usar uma escala como essa ao lado.
Depois, para cada problema multiplique as notas. Veja nesse exemplo:
Problema: Sistema de pagamento de fornecedores necessita de atualização de interface
- Gravidade: 2 - Pouco Grave
- Urgência: 3 - Urgente
- Tendência: 1 - Não irá mudar
- Pontuação GUT = 2 x 3 x 1 = 6
Ao fazer isso para todos os problemas, priorize realizar primeiro aquele que tem a maior pontuação GUT.
Planilha de Excel para Matriz GUT Pronta
Construir uma planilha para matriz GUT do zero pode ser desafiador ou custoso. Uma opção alternativa é adquirir uma planilha pronta para esse fim. Essas planilhas já vêm com todas as funcionalidades e fórmulas necessárias para a criação da Matriz GUT, o que economiza tempo e esforço da equipe.
Comprar uma planilha pronta para Matriz GUT pode ser vantajoso para empresas que não têm conhecimento técnico para criar uma planilha do zero, ou que simplesmente desejam economizar tempo e recursos. A planilha pronta já vem com todas as informações e fórmulas pré-configuradas, o que torna a sua utilização ainda mais fácil e prática.
Aqui no site Planilhas Prontas temos uma planilha para Matriz GUT, já vinculada a um plano de ação. Vamos deixar o link aqui e dentro da página você encontra um vídeo onde explicamos passo-a-passo como ela funciona.
